Bạn đang đau đầu vì phải kiểm tra đi kiểm tra lại dữ liệu trong Google Sheets do nhiều người cùng nhập liệu? Đừng lo, Data Validation chính là “vị cứu tinh” cho bạn! Tính năng này sẽ giúp bạn kiểm soát dữ liệu nhập vào, đảm bảo tính nhất quán và chính xác. Cùng Gamehotvn.com khám phá cách sử dụng Data Validation trong Google Sheets nhé!
Data Validation là gì? Tại sao nên sử dụng Data Validation trong Google Sheets?
Data Validation là công cụ cho phép bạn thiết lập quy tắc cho dữ liệu được nhập vào một ô hoặc một vùng cụ thể trong Google Sheets.
Ví dụ: Bạn muốn giới hạn người dùng chỉ được nhập số từ 1 đến 10 vào một ô nào đó. Data Validation sẽ giúp bạn làm điều này một cách dễ dàng.
Lợi ích khi sử dụng Data Validation:
- Hạn chế lỗi nhập liệu: Giúp người dùng nhập đúng định dạng dữ liệu bạn mong muốn.
- Đảm bảo tính nhất quán: Dữ liệu được nhập theo một tiêu chuẩn thống nhất.
- Tăng tốc độ nhập liệu: Người dùng không cần phải kiểm tra lại dữ liệu sau khi nhập.
- Tạo danh sách lựa chọn: Giúp người dùng dễ dàng lựa chọn dữ liệu từ một danh sách có sẵn.
Hướng dẫn sử dụng Data Validation trong Google Sheets chi tiết
Để minh họa, chúng ta sẽ cùng thực hiện giới hạn dữ liệu nhập vào cột “Năm sinh” trong khoảng từ 1970 đến 2000.
Bước 1: Mở bảng tính Google Sheets và chọn cột “Năm sinh”.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Dữ liệu > Xác thực dữ liệu.
Bước 3: Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu, tại mục Điều kiện, chọn Số > Nằm trong khoảng.
Bước 4: Nhập giới hạn dữ liệu là 1970 và 2000.
Bước 5: Tại mục Khi nhập dữ liệu không hợp lệ, bạn có thể chọn Hiển thị cảnh báo hoặc Từ chối dữ liệu.
- Hiển thị cảnh báo: Người dùng vẫn có thể nhập dữ liệu không hợp lệ, nhưng sẽ nhận được thông báo cảnh báo.
- Từ chối dữ liệu: Google Sheets sẽ ngăn chặn người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ.
Bước 6: (Tùy chọn) Bạn có thể nhập thông báo hướng dẫn người dùng nhập dữ liệu tại mục Văn bản trợ giúp.
Bước 7: Nhấn Lưu để hoàn tất.
Bây giờ, khi người dùng nhập dữ liệu vào cột “Năm sinh” nằm ngoài khoảng 1970-2000, Google Sheets sẽ hiển thị cảnh báo hoặc từ chối dữ liệu tùy theo lựa chọn của bạn.
Các kiểu dữ liệu khác trong Data Validation
Ngoài kiểu dữ liệu Số, Data Validation còn hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu khác như:
- Danh sách từ một dãy ô: Tạo danh sách xổ xuống từ một dãy dữ liệu có sẵn.
- Danh sách mục: Tạo danh sách xổ xuống từ các mục bạn nhập vào, cách nhau bởi dấu phẩy.
- Văn bản: Giới hạn kiểu dữ liệu nhập vào là văn bản, email, URL,…
- Ngày tháng: Giới hạn dữ liệu nhập vào là ngày tháng theo một khoảng thời gian nhất định.
- Công thức tùy chỉnh: Sử dụng công thức để kiểm tra dữ liệu nhập vào.
- Hộp kiểm: Tạo hộp kiểm cho phép người dùng chọn True/False.
Kết luận
Data Validation là một tính năng vô cùng hữu ích giúp bạn kiểm soát dữ liệu trong Google Sheets một cách hiệu quả.
Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích nhé! Đừng quên ghé thăm Gamehotvn.com thường xuyên để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ thú vị khác.
