Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, hóa đơn điện tử đóng vai trò vô cùng quan trọng. Dù là chủ doanh nghiệp, freelancer hay đơn giản là muốn theo dõi chi tiêu cá nhân, việc biết cách tạo hóa đơn trên Word sẽ là một kỹ năng vô cùng hữu ích. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và in hóa đơn trên Word một cách đơn giản và chuyên nghiệp nhất.
1. Cách Tạo Hóa Đơn Trên Word (Hướng dẫn chi tiết với Word 2010)
Bước 1: Tạo Mẫu Mới
- Mở Word và chọn “New” để tạo một tài liệu mới.
Bước 2: Tìm Kiếm Mẫu Hóa Đơn
- Trong thanh tìm kiếm, gõ “invoice” để Word hiển thị các mẫu hóa đơn có sẵn.
Bước 3: Chọn Mẫu Ưng Ý
- Duyệt qua các mẫu và chọn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Nhấn đúp vào mẫu để mở.
Bước 4: Chỉnh Sửa Thông Tin Trên Hóa Đơn
- Tiêu Đề Hóa Đơn: Thay thế tiêu đề mặc định bằng tên loại hóa đơn của bạn.
- Ngày Lập Hóa Đơn: Thay đổi ngày tạo hóa đơn. Nên nhập thủ công thay vì dùng tính năng tự động để tránh sai sót khi in.
- Số Hóa Đơn: Đặt số hóa đơn để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Địa Chỉ Người Gửi, Người Nhận: Điền đầy đủ thông tin liên lạc của bạn và khách hàng.
- Thông Tin Thanh Toán: Nhập chi tiết về sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng Số Tiền Thanh Toán: Kiểm tra và đảm bảo tổng số tiền thanh toán chính xác.
- Điều Khoản Thanh Toán: Nêu rõ các điều khoản thanh toán như phương thức, thời hạn,…
Bước 5: Lưu Hóa Đơn
- Sau khi hoàn thành, hãy lưu lại hóa đơn để sử dụng cho lần sau.
2. Mẫu Hóa Đơn Có Sẵn Trên Word
Word cung cấp sẵn nhiều mẫu hóa đơn đẹp mắt, bạn có thể sử dụng trực tiếp hoặc tùy chỉnh cho phù hợp:
- Hóa đơn bán hàng (Thiết kế vòng cung)
- Châm ngôn bán hàng (Thiết kế Gradient xanh)
- Hóa đơn bán hàng đơn giản
- Hóa đơn dịch vụ đơn giản
- Hóa đơn dịch vụ (Thiết kế Gradient màu xanh lam)
- Báo giá dịch vụ (Thiết kế Gradient Xanh)
- Hóa đơn (Thiết kế màu đỏ)
3. In Hóa Đơn Từ Word Bằng Máy In Nhiệt
Chuẩn bị:
- Máy in hóa đơn nhiệt
- Giấy in hóa đơn nhiệt
- Driver cho máy in bill
Cách in:
- Thiết lập khổ giấy: Vào “Page Layout” > “Page Setup” > “Paper” > Chọn khổ giấy “Custom Paper” với kích cỡ 8×21.
- Thiết kế mẫu hóa đơn: Chọn mẫu và điều chỉnh nội dung như hướng dẫn ở phần 1.
- In hóa đơn: Vào “File” > “Print” (hoặc Ctrl + P), chọn máy in hóa đơn nhiệt và in.
4. Phần Mềm Kế Toán Tạo Hóa Đơn
Ngoài Word, bạn có thể tham khảo các phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tạo hóa đơn, quản lý bán hàng hiệu quả hơn:
- Phần mềm Bravo: Hỗ trợ quản lý tổng thể doanh nghiệp, tối ưu hóa hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kết Luận
Tạo hóa đơn trên Word không hề khó khăn như bạn nghĩ. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để tạo và in hóa đơn một cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Đừng quên khám phá thêm các thủ thuật văn phòng khác trên Gamehotvn.com!
